Instruções Contabilidade para obras públicas

Informações gerais sobre contabilidade de obras públicas

Documentos contábeis (Decreto Presidencial nº 5, de 2010 de outubro de 207 - Título IX - Contabilidade de obras).

Todos os artigos descritos abaixo são provenientes do DPR 5 de outubro de 2010 n. 207 - Regulamento de Obras Públicas (ver Regulamentos) exceto quando indicado.

Para o gerente de construção (consulte Works Manager DM 2018_49) é responsável pela elaboração de documentos contabilísticos que tenham por objecto "a apuração e registo de todos os factos geradores de despesas (art. 180.º n.º 2)", estes documentos são atos públicos para todos os efeitos legais.

A elaboração dos documentos contabilísticos pode ser atribuída aos colaboradores do Gestor de Obras mas sempre sob a sua responsabilidade direta.

"A apuração e o registo dos factos geradores das despesas devem ser efectuados ao mesmo tempo que ocorrem" de forma a permitir que a direcção do Gabinete de Obras esteja sempre em condições de:

emitir prontamente o andamento das obras e as certidões para pagamento dos adiantamentos;
acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos e emitir prontamente as instruções necessárias à sua execução dentro dos limites das verbas autorizadas;
promover sem demora as medidas adequadas em caso de falta de fundos.

Com base nas disposições do regulamento, as contas também podem ser mantidas por meio de programas de computador. Nesses casos, o especial "Brogliaccio" é de fundamental importância

Art. 180 "7. A contabilização das obras também pode ser efectuada através da utilização de programas informáticos capazes de permitir a conservação de documentos administrativos e contabilísticos em conformidade com o disposto nos artigos seguintes. Se a gestão dos trabalhos for confiada a profissionais externos, os programas informatizados devem ser previamente aceites pelo responsável pelo procedimento.

Possibilidade de parcelamento da Contabilidade

Art. 197 "1. No caso de um contrato que inclua obras a separar, como no caso em que as obras se referem a diferentes fontes de financiamento, a contabilização inclui todas as obras e é efectuada através de documentos contabilísticos separados, de modo a permitir uma gestão separada das os respectivos quadros económicos . Os certificados de pagamento devem ser igualmente distinguidos, mesmo que emitidos na mesma data e no mesmo contrato."

(Artigo 10 "O responsável pelo procedimento (RUP) (veja as orientações da ANAC) entre outras coisas… omitida… garante que o código único de projeto (CUP) referido no artigo 11.º da lei n.º. 16º, e que o mesmo seja reportado em todos os documentos administrativos e contabilísticos relativos ao projeto”).

DOCUMENTOS CONTÁBEIS (ver Formulários do Gestor de Obras)

Art. 181 - Lista de documentos administrativos e contábeis

Os documentos de contabilidade administrativa para a verificação das obras e da subcontratação são:

o diário de trabalho;
os livros de medição da obra e suprimentos;
as listas semanais;
o registro contábil;
o resumo do registro contábil;
o estado de andamento das obras;
as certidões de pagamento das parcelas;
a conta final e o relatório relacionado.

As cadernetas de medição, o registro contábil, o andamento das obras, a fatura final e o relatório da fatura final são assinados pelo empreiteiro.

As cadernetas de medições e as listas semanais são assinadas pelo executor ou pelo técnico do executor, seu representante que auxiliou na realização das medições. O registo contabilístico, a conta final e as listas semanais nos casos previstos são assinados pelo executor.

Art.182 - -Diário de obras
Todos os fatos técnico-econômicos e a descrição do real andamento das obras são anotados diariamente no diário de obras.

O diário de trabalho é mantido por um assistente do empreiteiro, para registar todos os dias a ordem, a forma e a actividade com que a obra decorre, as espécies e o número de trabalhadores, os equipamentos técnicos utilizados para a execução das obras, bem como como qualquer outra coisa que afete o desempenho técnico e econômico das obras.
Além disso, as circunstâncias e eventos relativos às obras que possam afetá-los são relatados na revista, incluindo, de acordo com as instruções recebidas, as observações meteorológicas e hidrométricas, informações sobre a natureza do terreno e quaisquer particularidades que possam ser úteis.

O diário também registra as ordens de serviço, as instruções e prescrições do responsável pelo procedimento e do gerente da obra, os relatórios dirigidos ao responsável pelo procedimento, as atas de apuração dos fatos ou experimentação de provas, os litígios , suspensão e retomada do trabalho, variantes organizadas ritualmente, alterações ou acréscimos de preços.

O empreiteiro, de dez em dez dias e em qualquer caso por ocasião de cada visita, verifica a veracidade dos registos no diário de obra e acrescenta as observações, prescrições e advertências que julgar convenientes, apondo a sua assinatura com a data, após a última ficha do assistente.

Art. 183 - Cadernetas de medição de obras e suprimentos
O gerente de construção guarda as cadernetas das medidas. Cabe ao gestor da obra realizar a medição e determinar a classificação das obras. O cargo pode ser atribuído por ele ao pessoal que o auxilia, sempre sob sua responsabilidade direta. O empreiteiro deve verificar as obras e certificá-las nos cadernos de medição com a sua assinatura. Ele também garante que as cadernetas ou brochuras sejam atualizadas e assinadas imediatamente pelo empreiteiro ou pelo técnico do empreiteiro que auxiliou nas medições. Portanto, o empreiteiro deve ser sempre convidado para as medições e, caso não intervenha ou não assine as cadernetas de medição e os brogliacci, o empreiteiro procede na presença de duas testemunhas, que assinam os documentos acima indicados.

Art.183 parágrafo 3. "No caso de utilização de programas informatizados de contabilidade, a compilação das cadernetas de medição é realizada registrando as medições feitas diretamente no local pelo pessoal responsável, em folheto específico e em consulta com o executor . Nos casos em que seja permitida a utilização de programas informáticos de contabilidade, previamente aceites pelo responsável pelo procedimento, a compilação das cadernetas de medição deve ser efetuada com base nos dados recolhidos na brochura, ainda que não expressamente referidos para. "

O uso do Brogliaccio
Com base no n.º 3 do art. 183 é de fundamental importância, no caso da contabilidade informatizada, a utilização de folhetos como suporte documental contendo as anotações das medidas realizadas em contradição.

Art. 183 - Cadernetas de medição de obras e suprimentos
1. O livro de medição contém a medição e classificação dos processos e suprimentos e, em particular:

o tipo de processamento ou prestação, classificado de acordo com o nome do contrato;
a parte do trabalho realizado e o local;
os valores cotados do trabalho executado, quando for o caso; por se tratar de processos que modificam o estado de coisas preexistente, devem ser anexados os perfis e planos citados que representam o estado de coisas antes e depois dos processos;
as demais memórias explicativas, a fim de demonstrar com clareza e exatidão, em suas diversas partes, a forma e o modo de execução.

Nota: O n.º 183 do artigo 1.º reitera a necessidade de produzir contas claras e legíveis para permitir a identificação imediata dos registos contabilísticos também em momentos posteriores.

Ressalte-se que o novo regulamento exige uma maior estruturação das alíquotas para as anotações de obras conjuntas.

Art. 184 - Anotação de obras de montante fixo
"1. As obras de montante fixo são registadas em livro de medidas especial, no qual, em cada fase de andamento e para cada categoria de obra em que se dividem, é registada a percentagem de participação na taxa relativa à rubrica desagregada da mesma categoria , detectável a partir do contrato, que foi executado. "

(Art. 43. Esquema do contrato e especificações especiais de licitação
"6. … Omissis… Para efeitos de pagamento em curso, podem também indicar-se os referidos montantes e taxas discriminados nas suas principais componentes. Os pagamentos em curso são determinados com base nas taxas percentuais assim definidas, das quais é contabilizada a parcela efetivamente efetuada.")

Art.185 parágrafo 1º - 2º parágrafo

"O empreiteiro deve verificar as obras, e certificá-las nas cadernetas de medição com sua assinatura, e assegurar que as cadernetas ou brogliacci estejam atualizadas e imediatamente assinadas pelo executor ou pelo técnico do executor que auxiliou na medição" .

Art. 185 - Métodos de medição das obras
"1. A guarda das cadernetas de medição é confiada ao empreiteiro, a quem compete efectuar a medição e determinar a classificação das obras; além disso, pode ser atribuída por ele ao pessoal que o assiste, sempre sob sua responsabilidade direta. O empreiteiro deve verificar as obras e certificá-las nas cadernetas de medição com a sua assinatura, e certificar-se de que as cadernetas ou brogliacci estão atualizadas e imediatamente assinadas pelo executor ou pelo técnico do executor que auxiliou nas medições. "

Art. 186 - Trabalho e administração de faturas
1. As obras e administrações que pela sua natureza sejam justificadas por factura são submetidas às necessárias verificações por parte do empreiteiro, para verificar a sua correspondência com os orçamentos previamente aceites e com a situação actual. As facturas assim verificadas e, se for caso disso, corrigidas, são pagas ao executor, mas não lançadas nas contas a menos que tenham sido integralmente satisfeitas e recebidas previamente.

Art. 187 - Listas semanais de administrações
1. As jornadas de trabalho, fretes e meios de trabalho, bem como as provisões administradas pelo testamenteiro, são anotadas pelo assistente responsável em brogliaccio, a ser depois redigidas em lista especial semanal. O executor assina as listas semanais, especificando o trabalho realizado, nome, qualificação e número de horas dos trabalhadores empregados para cada dia da semana, bem como o tipo e as horas diárias de uso dos equipamentos fornecidos e uma lista de eventuais suprimentos . fornecido, documentado pelas respectivas faturas recebidas. Cada assistente encarregado de supervisionar os trabalhos elabora uma lista separada. Estas listas podem ser distinguidas de acordo com a noção contida no artigo 213 c.3 que define claramente os limites de aceitação das anotações constantes do livro de medição.

Art.188 - Registro Contábil e Reservas
O livro de contabilidade continua a ser o documento mais importante na contabilidade de trabalhos.

Para isso, o art. 188 dispõe que o documento em questão deve oferecer a documentação cronológica da obra em seu desenvolvimento, para apurar a quantidade, classificações, preços e quantidade.

Art.188 parágrafo 1 "As anotações dos processos e administrações são transcritas das cadernetas das medidas em um registro especial cujas páginas devem ser previamente numeradas e assinadas pelo responsável pelo procedimento e pelo executor."
O gerente da obra ou, sob sua responsabilidade, o pessoal por ele designado, mantém o registro contábil de que trata o art. 188, do regulamento. Este registro contém em ordem cronológica as anotações dos processos e administrações transcritas dos livros de medição. Suas páginas são previamente numeradas e assinadas pelo responsável pelo procedimento e pelo contratante. O empreiteiro intervém com os seus poderes de investigação mesmo quando o empreiteiro julga introduzir questões no registo contabilístico. Com efeito, se o empreiteiro assinar com reservas, deve, sob pena de caducidade, no prazo de quinze dias, manifestar as suas reservas, redigindo e assinando os correspondentes pedidos de indemnização no registo e indicando com precisão os montantes das indemnizações a que julga ter direito . , e as razões para cada pergunta. O empreiteiro, nos quinze dias seguintes, lança no registo as suas deduções motivadas. Se não justificar plenamente as suas deduções e não permitir que a entidade adjudicante perceba as razões que impedem o reconhecimento dos créditos do empreiteiro, incorre em responsabilidade pelas quantias que, por tal negligência, a administração é obrigada a pagar (art. o reg.). Em relação ao Decreto Presidencial 190/554, há uma inovação para a manutenção do registro no caso da contabilidade informatizada.

Art. 188 - Forma do registro contábil "4. No caso de manutenção informatizada do registro contábil, as folhas impressas e numeradas devem ser assinadas pelo responsável pelo procedimento e pelo executor e devem ser recolhidas em um único registro.” Caso não seja possível uma contabilidade precisa e completa, o gerente de construção pode registrar as quantidades deduzidas das medições resumidas em um lote provisório. A partir daí, o ônus da reserva imediata pelo empreiteiro torna-se efetivo quando os itens provisórios são deduzidos durante a contabilização definitiva das obras em questão (artigo 190, parágrafo 6, reg.).

Art. 190 - § 6º “Quando não for possível a contabilização precisa e completa de qualquer impedimento legítimo, o empreiteiro poderá registrar em lançamento provisório nos livretes e, conseqüentemente, nos documentos contábeis adicionais, as quantidades deduzidas das medições sumárias. Nesse caso, o ônus da reserva imediata torna-se efetivo quando os itens provisórios são deduzidos na contabilização definitiva das categorias de trabalho envolvidas. "

O certificado para o pagamento do adiantamento
A certidão de pagamento das prestações antecipadas constitui o documento em que é pago o crédito acumulado a favor do empreiteiro. O responsável pelo procedimento é obrigado a emitir o certificado em questão, que deve ser emitido "o mais rápido possível e em qualquer caso o mais tardar no prazo estabelecido pelo contrato"

Art. 192 - Títulos de despesas especiais
1. Para os dias dos trabalhadores e meios de trabalho, consta no registo o resumo de cada lista semanal.

2. As facturas e certificados de despesas, cujos preços originais são alterados por aplicação de deduções de retenções e similares, são transcritos nas contas em rubrica própria.

3. A transcrição das faturas nas contas é feita de forma simples.

“Caso o empreiteiro assine o registro contábil sem fazer objeções ou não manifeste a ressalva dentro do prazo peremptório acima visto, perderá o direito de questionar as anotações já feitas pelo empreiteiro. ... omitido ...

Esta caducidade, no entanto, sendo colocada em defesa de um interesse público, não é suscetível de ser afastada quer pelo empreiteiro - através do registo de pedidos tardios, talvez no momento da posterior submissão à assinatura do registo contabilístico ou mesmo à escritura de assinatura da fatura final - seja pelo gerente de construção ou pelo testador ou em qualquer caso pela entidade adjudicante.

Art.193 - Resumo do registro contábil
É o documento através do qual é possível obter uma visão geral da contabilização da obra através do agrupamento, por artigos, das obras, descrevendo as quantidades realizadas.

"3. A súmula indica, por ocasião de cada etapa de andamento, a quantidade de cada trabalho realizado, e os valores relativos, de forma a permitir a verificação do cumprimento da quantidade de andamento resultante do registro contábil.”

Art.194 - Estado de andamento das obras
O estado de adiantamento é o documento, elaborado pelo gestor da obra, através do qual se efectua o pagamento ao empreiteiro de uma prestação antecipada, caso esta seja devida em relação às modalidades indicadas no contrato.

Quando, em relação às modalidades especificadas no contrato, deva ser efetuado o pagamento de uma prestação antecipada, o empreiteiro elabora, nos termos especificados no contrato, um relatório de progresso no qual se resumem todas as obras e todas as administrações realizadas . desde o início do contrato até então e ao qual é anexada uma cópia de quaisquer novas tabelas de preços, indicando os detalhes da aprovação nos termos do artigo 163.

O estado de adiantamento é obtido a partir do registo contabilístico, mas também pode ser elaborado utilizando quantidades progressivas e montantes por item ou, no caso de obras conjuntas, por categoria, resumidos no resumo referido no artigo 193.º.

Cumpridas as condições referidas nos artigos 186.º e 190.º, n.º 6, e desde que as cadernetas das medidas tenham sido devidamente assinadas pelo testamenteiro ou pelo técnico do testamenteiro que presenciou a deteção das medidas, o andamento pode ser elaborados, sob a responsabilidade do gerente da obra, com base em medidas e cálculos provisórios. Esta circunstância deve resultar do estado de adiantamento através de anotação adequada.”

Nota: Uma cópia do novo acordo de preços deve ser anexada à SAL. Além disso, o gestor da obra deve fornecer motivação adequada, no SAL, para a anotação de obras no lote provisório. Isto deve-se ao artigo 190.º, n.º 6, com base no qual, para tais quantidades, o ónus da pontualidade das reservas passa a vigorar no momento da contabilização definitiva.

Art. 195 - Certidão para pagamento de parcelas (ver Certificado de Pagamento - Calculadora)
1. Quando o pagamento de uma prestação antecipada for devido pelo valor do trabalho e da administração executados, o responsável pelo procedimento emite, com a maior brevidade possível e, em qualquer caso, o mais tardar no prazo estabelecido pelo contrato, um certificado compilado com base no progresso apresentado pelo gerente de construção. É enviado à entidade adjudicante em original e em duas vias, para emissão da ordem de pagamento.

2. Cada certificado de pagamento emitido pelo responsável pelo procedimento é registado no registo contabilístico. "Exceção é o caso em que a suspensão persista por mais de 45 dias em tais casos, nos termos do artigo 141, parágrafo 3 - a entidade adjudicante providencia em qualquer caso o pagamento antecipado dos valores acumulados até a data da suspensão". O limite anterior estabelecido pelo Decreto Presidencial 554/99 era de 90 dias.

(Artigo 143 "1. O prazo para a emissão dos certificados de pagamento relativos aos adiantamentos da contrapartida do contrato não pode ser superior a quarenta e cinco dias a contar da conclusão de cada fase da obra, nos termos do artigo 194.º. do certificado, não pode exceder trinta dias a contar da data de emissão do próprio certificado."

Art. 141 - Adiantamentos
1. Durante a execução das obras, com base nos dados resultantes dos documentos contabilísticos, são pagos ao executor os pagamentos por conta do preço do contrato, nos prazos ou nas prestações estabelecidas pelo contrato e de acordo com o andamento dos trabalhos executados regularmente.

2. As certidões de pagamento das prestações antecipadas são emitidas pelo responsável pelo procedimento com base nos documentos contabilísticos que indiquem a quantidade, qualidade e montante dos trabalhos executados, logo que decorrido o prazo fixado pelo contrato ou tão logo seja atingido o valor previsto para cada parcela.

3. Em caso de suspensão das obras com duração superior a quarenta e cinco dias, a entidade adjudicante providencia em qualquer caso o adiantamento dos montantes acumulados até à data da suspensão.)

Art. 200 - Conta final das obras
1. O empreiteiro elabora a factura definitiva dentro do prazo estabelecido no caderno de encargos e da mesma forma que o estado de adiantamento das obras, enviando-a ao responsável pelo procedimento.

2. O empreiteiro acompanha a conta final com um relatório, que indica os eventos a que esteve sujeita a execução da obra, anexando a respectiva documentação, nomeadamente: ... omitido

Art. 202 - Relatório do responsável pelo procedimento na conta final
1. Assinado o acto definitivo pelo testamenteiro, ou expirado o prazo referido no artigo 201.º, o responsável pelo processo, nos sessenta dias seguintes, elabora o seu próprio relatório final confidencial com os seguintes documentos :

..Omitido….

2. No relatório final confidencial, o responsável pelo procedimento exprime parecer fundamentado sobre a validade dos pedidos do testamenteiro para os quais a operação referida no artigo 239.º do código ou o acordo amigável referido no artigo 240.º do o código não ocorreu.

Art. 213 - Operações em contradição com o executor.
1. A medição e classificação do processamento e administração é feita em contradição com o testamenteiro ou quem o representa.

2. Salvo as disposições especiais deste regulamento, os resultados dessas operações, lavrados no livro ou no registo, são assinados, no final de cada operação ou no final de cada dia, quando a operação não estiver concluída, pela pessoa que realizou a medição e classificação e pelo executante ou técnico do executante que auxiliou na realização das medições.

3. A assinatura do executante ou do técnico do executante que presenciou a realização das medições no livro de medições diz respeito à simples constatação da classificação e das medições efectuadas. Isto leva-nos a crer que o empreiteiro não é obrigado a introduzir questões na caderneta de medidas que não as relativas à apuração da classificação e das medidas tomadas.

A COMPILAÇÃO E OS TEMPOS DE EMISSÃO
Caderno de medição / Brogliaccio / Registro contábil

A apuração e o registro dos fatos geradores de despesas devem ocorrer ao mesmo tempo em que ocorrem

O registo contabilístico é assinado pelo contratante, com ou sem reservas, no dia em que lhe é apresentado.

Caso o contratante não assine o registro, é convidado a fazê-lo no prazo peremptório de quinze dias e, se persistir na abstenção ou recusa, é expressamente mencionado no registro.

O Resumo do Registro
em cada fase do progresso

Status do andamento do trabalho
De acordo com os termos e condições especificados no contrato.

Certificado de pagamento
O mais rápido possível e em qualquer caso o mais tardar no prazo estabelecido pelo contrato (que não pode exceder 45 dias) a partir da conclusão de cada etapa de andamento das obras

Ordem de pagamento
O prazo para regularização do pagamento dos montantes devidos com base na certidão não pode exceder trinta dias a contar da data de emissão da certidão.

Certificado de conclusão
É emitido pelo Gestor de Obras "sem demora" após uma confirmação positiva da conclusão comunicada pelo empreiteiro.

Aviso a credores
No momento da lavratura do certificado de conclusão, o responsável pelo procedimento dá conhecimento ao Presidente da Câmara ou aos Presidentes da Câmara do município em cujo território são realizadas as obras, que se encarregam da publicação, nos concelhos onde a intervenção foi realizado, de edital contendo convite para quem reivindicar créditos ao executor por ocupação indevida de áreas ou prédios e danos causados na execução das obras, a apresentar os motivos de seus créditos e a respectiva documentação em prazo não superior a sessenta dias.

Conta final das obras
Dentro do prazo estabelecido nas especificações especiais. Prazo que logicamente não pode ultrapassar o previsto para o teste (6 meses ou 1 ano) ou certificado de execução regular (3 meses). Examinados os documentos adquiridos, o responsável pelo procedimento convida o empreiteiro a tomar conhecimento da factura definitiva e a assiná-la num prazo não superior a trinta dias.

Teste / Certificado de execução regular
- O teste de uma intervenção deve ser concluído o mais tardar seis meses ou um ano após a conclusão dos trabalhos.

- O certificado de execução regular é em qualquer caso emitido o mais tardar três meses a contar da data de conclusão das obras.

Parcela do saldo
O pagamento da prestação do saldo, organizado após caução, deve ser efetuado no prazo máximo de XNUMX dias a contar da emissão da certidão de prova provisória ou da certidão de execução regular.

AS ASSINATURAS

Art. 181 - Lista de documentos administrativos e contábeis
"... omitido

As cadernetas de medição, o registro contábil, o andamento das obras, a fatura final e o relatório da fatura final são assinados pelo empreiteiro.
As cadernetas de medições e as listas semanais são assinadas pelo executor ou pelo técnico do executor, seu representante que auxiliou na realização das medições. O registo contabilístico, a conta final e as listas semanais nos casos previstos são assinados pelo executor.
Os certificados de pagamento e o relatório a que se refere o artigo 202.º são assinados pelo responsável pelo procedimento. "

Art. 188 - Forma do registro contábil
1. Os registos da obra e administração são transcritos das cadernetas das medidas num registo especial cujas páginas devem ser previamente numeradas e assinadas pelo responsável pelo procedimento e pelo executor.

Art. 182 - Diário de obras
4. O encarregado da obra, de dez em dez dias e em qualquer caso por ocasião de cada visita, verifica a veracidade dos lançamentos no diário de obra e acrescenta as observações, prescrições e advertências que julgar convenientes, apondo a sua assinatura com a data, de após a última entrada do assistente.

Art. 190 - Exceções e reservas do executor no registro contábil
1. O registo contabilístico é assinado pelo testamenteiro, com ou sem reservas, no dia em que lhe é apresentado.

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