Direcciones Contabilidad de obras públicas

Direcciones Contabilidad de obras públicas.

Información general sobre la contabilidad de obras públicas

Documentos contables (Decreto Presidencial N° 5 de 2010 de octubre de 207 - Título IX - Contabilidad de obras).

Todos los artículos descritos a continuación provienen del DPR 5 de octubre de 2010 n. 207 - Reglamento de Obras Públicas (ver Reglamento) a menos que se indique lo contrario.

Al director de obra (ver Administrador de obras DM 2018_49) se encarga de la preparación de los documentos contables que tienen por objeto "la constatación y registro de todos los hechos que producen el gasto (art. 180 inc. 2)", estos documentos son actos públicos a todos los efectos legales.

La elaboración de los documentos contables puede atribuirse a los colaboradores del Gerente de Obra pero siempre bajo su responsabilidad directa.

“La constatación y registro de los hechos generadores del gasto debe tener lugar en el mismo momento en que se producen” para que la oficina de dirección de obra pueda siempre:

expedir con prontitud el avance de las obras y los certificados para el pago de los anticipos;
vigilar el desarrollo de las obras y dictar con prontitud las instrucciones necesarias para su ejecución dentro de los límites de las sumas autorizadas;
promover sin demora las medidas apropiadas en caso de falta de fondos.

De acuerdo con lo dispuesto en la normativa, la contabilidad también puede llevarse mediante programas informáticos. En tales casos, el "Brogliaccio" especial es de fundamental importancia.

Art. 180” 7. La contabilidad de las obras también podrá efectuarse mediante el uso de programas informáticos capaces de permitir la llevanza de documentos administrativos y contables en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos siguientes. Si la dirección de las obras se encomendara a profesionales externos, los programas informáticos deberán ser aceptados previamente por el responsable del procedimiento.

Posibilidad de fraccionamiento de la Contabilidad

Art.197 “1. En el caso de un contrato que incluya obras que deban mantenerse separadas, como en el caso de que las obras se refieran a distintas fuentes de financiación, la contabilidad incluye todas las obras y se realiza a través de documentos contables separados, a fin de permitir la gestión separada de los marcos económicos relacionados. Igualmente deben distinguirse los certificados de pago, aun cuando se expidan en la misma fecha bajo el mismo contrato.”

(Artículo 10 "El encargado del trámite (RUP) (ver lineamientos ANAC) entre otras cosas… omitido… asegura que el código único de proyecto (CUP) a que se refiere el artículo 11 de la ley n. 16, y que de lo mismo se informe en todos los documentos administrativos y contables concernientes al proyecto”).

DOCUMENTOS CONTABLES (ver formularios de administrador de obras)

Art. 181 - Relación de documentos administrativos y contables

Los documentos contables administrativos para la verificación de las obras y la subcontratación son:

el diario de trabajo;
los libros de medidas de obra y suministros;
las listas semanales;
el registro contable;
el resumen del registro contable;
el estado de avance de las obras;
los certificados de pago de las cuotas;
la cuenta final y el informe correspondiente.

Los libros de aforos, el registro contable, el avance de obra, la factura final y el informe de la factura final son firmados por el director de obra.

Los cuadernillos de medidas y las listas semanales son firmados por el albacea o por el técnico del albacea, su representante, que ayudó a tomar las medidas. El registro contable, la cuenta final y las listas semanales en los casos previstos son firmadas por el albacea.

Art.182 - -Diario de obras
Todos los hechos técnico-económicos y la descripción del avance real de las obras se anotan diariamente en el diario de obras.

El diario de obra es llevado por un ayudante del director de obra, para registrar cada día el orden, la forma y la actividad con que avanza la obra, la especie y número de trabajadores, así como el equipo técnico utilizado para la ejecución de las obras. como cualquier otra cosa que afecte al rendimiento técnico y económico de las obras.
Asimismo, se informa en el diario de las circunstancias y hechos relativos a las obras que puedan afectarlas, incluyendo, de acuerdo con las instrucciones recibidas, las observaciones meteorológicas e hidrométricas, información sobre la naturaleza del terreno y aquellas particularidades que puedan ser de utilidad.

También se registran en el diario las órdenes de servicio, las instrucciones y prescripciones del encargado del procedimiento y del director de obra, los informes dirigidos al encargado del procedimiento, las actas de constatación de hechos o de experimentación de la prueba, las controversias , la suspensión y reanudación del trabajo, variantes ritualmente dispuestas, modificaciones o adiciones de precios.

El director de obra, cada diez días y en todo caso con motivo de cada visita, comprueba la exactitud de las anotaciones en el diario de obra y añade las observaciones, prescripciones y advertencias que estime oportunas estampando su firma con la fecha, a continuación de la última registro del asistente.

Art. 183 - Cuadernos de medición de obras y suministros
El director de obra conserva los cuadernillos de las medidas. Corresponde al director de obra realizar la medición y determinar la clasificación de las obras. El puesto puede ser atribuido por él al personal que le asiste, siempre bajo su responsabilidad directa. El director de obra deberá comprobar las obras y certificarlas en los cuadernillos de medidas con su firma. También se asegura de que los cuadernillos o folletos estén actualizados y firmados inmediatamente por el contratista o por el técnico del contratista que ayudó a tomar las medidas. Por lo tanto, el contratista siempre debe ser invitado a las mediciones y, si no interviene o no firma los libros de medición y los brogliacci, el director de obra procede en presencia de dos testigos, que firman los documentos indicados anteriormente.

Art.183 inciso 3. “En el caso de utilización de programas computarizados de contabilidad, la compilación de los cuadernillos de medición se realiza registrando las mediciones tomadas directamente en obra por el personal encargado, en folleto específico y en consulta con el albacea. . En los casos en que se permita el uso de programas informáticos de contabilidad, previamente aceptados por el responsable del procedimiento, la elaboración de los cuadernillos de medición deberá realizarse sobre la base de los datos recogidos en el folleto, aunque no se haga referencia expresa a los mismos. para. "

El uso del Brogliaccio
Con fundamento en el apartado 3 del art. 183 es de fundamental importancia, en el caso de la contabilidad informatizada, utilizar folletos como soporte documental que contengan las anotaciones de las medidas realizadas en contradicción.

Art. 183 - Cuadernos de medición de obras y suministros
1. El libro de medición contiene la medición y clasificación de los procesos y suministros, y en particular:

el tipo de tratamiento o prestación, clasificado según la denominación del contrato;
la parte del trabajo realizado y el lugar;
las cifras cotizadas del trabajo realizado, cuando sea el caso; por tratarse de procesos que modifican el estado de cosas preexistente, deberán adjuntarse los perfiles y planos cotizados que representen el estado de cosas antes y después de los procesos;
las demás memorias explicativas, a fin de demostrar clara y exactamente, en sus diversas partes, la forma y modo de ejecución.

Nota: El artículo 183, párrafo 1, reitera la necesidad de producir cuentas claras y legibles para permitir la identificación inmediata de los registros contables también en momentos posteriores.

Cabe destacar que la nueva normativa exige una mayor estructuración de las tasas porcentuales para las anotaciones de obras conjuntas.

Art. 184 - Anotación de obras a tanto alzado
"1. Los trabajos a tanto alzado se anotan en un libro de medida especial, en el cual, en cada etapa de avance y para cada categoría de procesamiento en que se dividen, se registra el porcentaje de participación de la tasa correspondiente a la partida desagregada de la misma categoría, detectable del contrato, que se cumplió. "

(Art. 43. Régimen de contratación y pliegos especiales de licitación
"6. … Omissis… A los efectos de los pagos en curso, también podrán indicarse los montos y tasas antes mencionados desglosados en sus componentes principales. Los pagos en curso se determinan sobre la base de las tasas porcentuales así definidas, de las cuales se contabiliza la parte efectivamente ejecutada.")

Art.185 párrafo 1 - 2º párrafo

“El director de obra debe verificar las obras, y certificarlas en los cuadernillos de medición con su firma, y asegurarse de que los cuadernillos o brogliacci estén actualizados y firmados inmediatamente por el ejecutor o el técnico del ejecutor que asistió en la medición”.

Art. 185 - Métodos de medición de las obras
"1. La llevanza de los cuadernillos de medición está encomendada al director de obra, quien es responsable de realizar la medición y determinar la clasificación de las obras; además, puede ser atribuido por él al personal que le asista, siempre en todo caso bajo su responsabilidad directa. El director de obra deberá verificar las obras, y certificarlas en los cuadernillos de medidas con su propia firma, y asegurarse de que los cuadernillos o brogliacci estén actualizados y firmados inmediatamente por el ejecutor o el técnico del ejecutor que colaboró en la toma de las medidas. "

Art. 186 - Trabajo y administración de facturas
1. Las obras y administraciones que por su naturaleza estén justificadas mediante factura se someten a las comprobaciones necesarias por parte del director de obra, para comprobar su correspondencia con los presupuestos previamente aceptados y con el estado actual de las cosas. Las facturas así verificadas y, en su caso, corregidas, se pagan al albacea, pero no se contabilizan a menos que hayan sido satisfechas en su totalidad y recibidas con anterioridad.

Art. 187 - Listas semanales de administraciones
1. Los días de los trabajadores, el flete y los medios de trabajo, así como las provisiones administradas por el albacea son anotados por el asistente encargado en un brogliaccio, para ser luego escritos en una lista semanal especial. El albacea firma las listas semanales, especificando el trabajo realizado, nombre, calificación y número de horas de los trabajadores empleados para cada día de la semana, así como el tipo y horas diarias de uso del equipo suministrado y una lista de los suministros. .proporcionado, documentado por las respectivas facturas recibidas. Cada asistente encargado de supervisar los trabajos elabora una lista separada. Estas listas pueden distinguirse según la noción contenida en el artículo 213 c.3 que define claramente los límites de aceptación de las anotaciones consignadas en el libro de medidas.

Art.188 - Registro Contable y Reservas
El libro de contabilidad continúa siendo el documento más importante en la contabilidad de trabajos.

A tal fin, el art. 188 dispone que el documento de que se trate debe ofrecer la documentación cronológica de la obra en su desarrollo, para determinar la cantidad, clasificaciones, precios y monto.

Art.188 inciso 1 "Las anotaciones de los procesos y administraciones se transcriben de los cuadernillos de las diligencias en un registro especial cuyas páginas deberán ser previamente numeradas y firmadas por el encargado del procedimiento y por el ejecutor".
El director de obra o, bajo su responsabilidad, el personal designado por él, lleva el registro contable a que se refiere el art. 188, del reglamento. Este registro contiene en orden cronológico las anotaciones de los procesos y gestiones transcritas de los libros de medida. Sus páginas son previamente numeradas y firmadas por el responsable del trámite y por el contratista. El director de obra interviene con sus facultades investigativas aun cuando el contratista considere inscribir cuestiones en el registro Contable. En efecto, si el contratista firma con reserva, deberá, so pena de caducidad, dentro de los quince días, manifestar sus reservas, escribiendo y firmando en el registro las correspondientes solicitudes de indemnización e indicando con precisión las cifras de indemnización a las que cree tener derecho. ., y las razones de cada pregunta. El director de obra, en los quince días siguientes, asienta en el registro sus deducciones motivadas. Si no justifica plenamente sus deducciones y no permite que el poder adjudicador perciba las razones que impiden el reconocimiento de los créditos del contratista, incurre en la responsabilidad de las cantidades que, por tal negligencia, la administración esté obligada a pagar (art. 190 de el reg.). En comparación con el Decreto Presidencial 554/99, hay una innovación para llevar el registro en el caso de la contabilidad computarizada.

Art. 188 - Forma del registro contable "4. En el caso de la llevanza informatizada del registro contable, las hojas impresas y numeradas deberán estar firmadas por el encargado del trámite y por el albacea y deberán recogerse en un registro único.” En el caso de que no sea posible una contabilidad precisa y completa, el director de obra puede registrar las cantidades deducidas de las mediciones de resumen en un lote provisional. A continuación, la carga de la reserva inmediata a cargo del contratista se hace efectiva cuando se deducen las partidas provisionales durante la contabilidad definitiva de las obras de que se trate (artículo 190, inciso 6, reg.).

Art. 190 - párrafo 6 “Cuando no sea posible una contabilidad precisa y completa por algún impedimento legítimo, el director de obra podrá registrar en un asiento provisional en los libros y, en consecuencia, en los documentos contables adicionales, las cantidades deducidas de las mediciones sumarias. En este caso, la carga de la reserva inmediata se hace efectiva cuando se deducen las partidas provisionales en la contabilidad definitiva de las categorías de obra de que se trate. "

El certificado para el pago del anticipo
El certificado de pago de las cuotas anticipadas constituye el documento en que se paga el crédito devengado a favor del contratista. El responsable del procedimiento está obligado a expedir el certificado de que se trate, que deberá expedirse "a la mayor brevedad posible y, en todo caso, no más tarde del plazo que establezca el contrato".

Art. 192 - Títulos de gastos especiales
1. Para las jornadas de trabajadores y medios de trabajo, se muestra en el registro el resumen de cada lista semanal.

2. Las facturas y comprobantes de gastos, cuyos precios originales se modifican por la aplicación de deducciones de retenciones y similares, se transcriben en la contabilidad en epígrafe separado.

3. La transcripción de las facturas en las cuentas se hace en forma de resumen simple.

“En caso de que el contratista suscriba el registro contable sin formular objeciones o no manifieste la reserva dentro del plazo perentorio antes visto, perderá el derecho a formular preguntas sobre las anotaciones ya realizadas por el director de obra. ... omitido ...

Esta caducidad, sin embargo, al estar puesta en defensa de un interés público, no es susceptible de ser revocada ni por el contratista -mediante la inscripción de solicitudes tardías, quizás en el momento de la presentación posterior a la firma del registro contable o incluso a la escritura de la firma del proyecto de ley final, ya sea por el director de obra o el probador o, en cualquier caso, por la autoridad contratante.

Art.193 - Resumen del registro contable
Es el documento a través del cual es posible obtener una visión general de la contabilidad de la obra mediante la agrupación, por artículos, de las obras, describiendo las cantidades ejecutadas.

"3. El resumen indica, con ocasión de cada etapa de avance, la cantidad de cada obra ejecutada, y los montos relativos, a fin de permitir la verificación del cumplimiento del monto de avance resultante del registro contable”.

Art.194 - Estado de avance de las obras
El estado de avance es el documento, elaborado por el director de obra, mediante el cual se efectúa el pago al contratista de una cuota anticipada, si ésta se debe en relación con las modalidades señaladas en el contrato.

Cuando, en relación con las modalidades previstas en el contrato, deba efectuarse el pago de una cuota anticipada, el director de obra elaborará, en los términos previstos en el contrato, un informe de avance en el que se resuman todos los trabajos y todas las gestiones realizadas. .desde el inicio del contrato hasta entonces y a la que se adjunte copia de las nuevas listas de precios, con indicación de los detalles de la aprobación conforme al artículo 163.

El estado de avance se obtiene del registro contable, pero también puede formarse mediante cantidades y cantidades progresivas por partida o, en el caso de obras conjuntas, por categoría, resumidas en el resumen a que se refiere el artículo 193.

Cuando se cumplan las condiciones a que se refieren los artículos 186 y 190, apartado 6, y siempre que los cuadernillos de las medidas hayan sido debidamente firmados por el ejecutor o por el técnico del ejecutor que presenció la detección de las medidas, el avance podrá ser elaborado, bajo la responsabilidad del director de obra, sobre la base de medidas y cálculos provisionales. Esta circunstancia deberá resultar del estado de avance mediante la oportuna anotación.”

Nota: Se debe adjuntar una copia del nuevo acuerdo de precios al SAL. Además, el director de obra deberá motivar adecuadamente, en el SAL, la anotación de obras en el lote provisional. Esto se debe al artículo 190, inciso 6, en virtud del cual, para tales cantidades, la carga de la oportunidad de las reservas se hace efectiva en el momento de la contabilización definitiva.

Art. 195 - Certificado de pago de cuotas (ver Certificado de Pago - Calculadora)
1. Cuando corresponda el pago de una cuota anticipada por el importe de la obra y administración realizada, el encargado del procedimiento emitirá, a la mayor brevedad y en todo caso a más tardar en el plazo que establezca el contrato, una certificado elaborado sobre la base de los avances presentados por el director de obra. Se envía al órgano de contratación en original y en dos copias, para la emisión de la orden de pago.

2. Cada certificado de pago emitido por el responsable del procedimiento se inscribe en el registro contable. "Se exceptúa el caso en que la suspensión persista por más de 45 días en tales casos de conformidad con el artículo 141, párrafo 3 - el poder adjudicador en cualquier caso dispone el pago anticipado de las cantidades devengadas hasta la fecha de la suspensión". El límite anterior establecido por el Decreto Presidencial 554/99 era de 90 días.

(Artículo 143 "1. El plazo para la expedición de los certificados de pago correspondientes a los anticipos de la contraprestación no podrá exceder de cuarenta y cinco días contados a partir de la terminación de cada etapa de la obra de conformidad con el artículo 194. El plazo para ordenar el pago de las cantidades adeudadas con base en del certificado, no puede exceder de treinta días contados a partir de la fecha de expedición del propio certificado.”

Art. 141 - Pagos anticipados
1. Durante la ejecución de las obras, los pagos se efectúan al ejecutor, sobre la base de los datos que resulten de los documentos contables, por adelantado del precio del contrato, en los plazos o fraccionamientos que establezca el contrato y de acuerdo con las avance de las obras regularmente ejecutadas.

2. Los certificados de pago de los adelantos son emitidos por el encargado del procedimiento sobre la base de los documentos contables en los que conste la cantidad, calidad y cuantía de los trabajos realizados, tan pronto como haya vencido el plazo fijado por el contrato. o tan pronto como se alcance el monto previsto para cada cuota.

3. En caso de suspensión de las obras por más de cuarenta y cinco días, el órgano de contratación dispone en todo caso el pago anticipado de las cantidades devengadas hasta la fecha de la suspensión.)

Art. 200 - Cuenta final de las obras
1. El director de obra elabora la factura definitiva en el plazo establecido en los pliegos particulares y de la misma forma que para el estado de avance de las obras, y la remite al encargado del procedimiento.

2. El director de obra acompaña la cuenta final con un informe, en el que se indican los hechos a que estuvo sujeta la ejecución de la obra, adjuntando la documentación relativa, y en particular: ... omitidos

Art. 202 - Informe del encargado del trámite sobre la cuenta final
1. Una vez firmada la letra definitiva por el albacea, o transcurrido el plazo a que se refiere el artículo 201, el encargado del procedimiento, dentro de los sesenta días siguientes, levanta su propio informe final reservado con los siguientes documentos :

..Omitido….

2. En el informe confidencial final, el encargado del procedimiento expresa una opinión razonada sobre la validez de las solicitudes del albacea por las que se realizó la transacción a que se refiere el artículo 239 del Código o el acuerdo amistoso a que se refiere el artículo 240 del Código. el código no se ha producido.

Art. 213 - Operaciones en contradicción con el ejecutor.
1. La medición y clasificación de la tramitación y administración se hace en contradicción con el albacea o quien lo represente.

2. Salvo las disposiciones especiales de este reglamento, los resultados de estas operaciones, asentados en el libro o en el registro, se firman, al final de cada operación o al final de cada día, cuando la operación no esté completa, por la persona que realizó la medición y clasificación y por el ejecutante o técnico del ejecutante que ayudó a tomar las medidas.

3. La firma del ejecutante o del técnico del ejecutante que presenció la toma de las medidas en el libro de medidas se refiere a la simple constatación de la clasificación y las medidas tomadas. Esto nos lleva a pensar que el contratista no está obligado a introducir preguntas en el cuadernillo de medidas distintas de las relativas a la determinación de la clasificación y las medidas adoptadas.

LOS TIEMPOS DE COMPILACIÓN Y EMISIÓN
Libro de medidas / Brogliaccio / Registro contable

La constatación y registro de los hechos generadores de gasto debe ocurrir al mismo tiempo que su ocurrencia.

El registro contable es firmado por el contratista, con o sin reservas, el día que se le presenta.

En caso de que el contratista no firme el registro, se le invita a hacerlo dentro del plazo perentorio de quince días y, si persiste en la abstención o negativa, se hace mención expresa en el registro.

El Resumen del Registro
en cada etapa del progreso

Estado de avance del trabajo
Según los términos y condiciones especificados en el contrato.

Certificado de pago
A la mayor brevedad posible y en todo caso a más tardar en el plazo establecido por el contrato (que no podrá exceder de 45 días) contados a partir de la finalización de cada etapa de avance de las obras

Orden de pago
El plazo para disponer el pago de las cantidades adeudadas en base al certificado no puede exceder de treinta días a partir de la fecha de expedición del certificado.

Certificado de finalización
Es emitido por el Jefe de Obra "sin demora alguna" tras una confirmación positiva de la finalización comunicada por el contratista.

Aviso a los acreedores
Al momento de redactar el acta de terminación, el responsable del trámite da aviso al Alcalde o a los Alcaldes del municipio en cuyo territorio se ejecutan las obras, quienes se encargan de la publicación, en los municipios donde se realiza la intervención. se realizó, de un aviso que contenga una invitación a quienes pretendan créditos al albacea por ocupación indebida de terrenos o edificaciones y daños causados en la ejecución de las obras, a presentar las razones de sus créditos y la documentación relativa dentro de un plazo no mayor a superior a sesenta días.

Cuenta final de los trabajos.
Dentro del plazo establecido en las especificaciones especiales. Plazo que lógicamente no puede exceder del previsto para la prueba (6 meses o 1 año) o certificado de regular ejecución (3 meses). Examinados los documentos adquiridos, el encargado del trámite invita al contratista a tomar conocimiento de la factura final ya firmarla en un plazo no mayor de treinta días.

Pruebas / Certificado de ejecución regular
- El ensayo de una intervención deberá realizarse en un plazo máximo de seis meses o un año desde la finalización de las obras.

- El certificado de regular ejecución se expedirá en todo caso en el plazo máximo de tres meses desde la fecha de terminación de las obras.

Cuota de saldo
El pago de la cuota del saldo, concertada tras una garantía de caución, deberá efectuarse a más tardar XNUMX días después de la expedición del certificado de prueba provisional o del certificado de ejecución regular.

LAS FIRMAS

Art. 181 - Relación de documentos administrativos y contables
"... omitido

Los libros de aforos, el registro contable, el avance de obra, la factura final y el informe de la factura final son firmados por el director de obra.
Los cuadernillos de medidas y las listas semanales son firmados por el albacea o por el técnico del albacea, su representante, que ayudó a tomar las medidas. El registro contable, la cuenta final y las listas semanales en los casos previstos son firmadas por el albacea.
Los certificados de pago y el informe a que se refiere el artículo 202 son firmados por el responsable del trámite. "

Art. 188 - Forma del registro contable
1. Las actas de la obra y administración se transcriben de los cuadernillos de las diligencias en un registro especial cuyas páginas deberán ser previamente numeradas y firmadas por el encargado del procedimiento y por el albacea.

Art. 182 - Diario de trabajos
4. El director de obra, cada diez días y en todo caso con ocasión de cada visita, comprobará la exactitud de las anotaciones en el libro de obra y añadirá las observaciones, prescripciones y advertencias que estime oportunas estampando su firma con la fecha, de después de la última entrada del asistente.

Art. 190 - Excepciones y reservas del albacea sobre el registro contable
1. El registro contable es firmado por el albacea, con o sin reservas, el día que se le presenta.

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